(Re)apprenez à vous organiser à la rentrée

      Voilà à peine trois semaines que vous la rentrée a eu lieue, et vous vous sentez déjà dépassé. Vous avez l’impression de courir sans cesse, de ne jamais en faire assez et d’être continuellement débordé? Rassurez-vous, il existe des règles simples pour arrêter de se laisser submerger.

    L’organisation, la vraie, est souvent le petit plus qui manque à l’entrepreneur pour être performant et parvenir au succès. Notamment parce que s’organiser est avant tout une manière de ne pas perdre sa motivation. L’organisation peut paraître évidente à bon nombre d’entre nous, qui pensons tous autant que les autres être relativement organisés. Pourtant, si en lisant cet article vous vous rendez compte que vous êtes aussi concernés, c’est qu’il est bien clair que l’organisation nécessite une certaine méthodologie au quotidien. Bref, l’organisation nécessite une organisation !

    Alors comment bien vous organiser dans votre travail, notamment durant les périodes charnières comme celle de la rentrée de Septembre? Que faut-il connaître de nos capacités cognitives pour mieux connaître la meilleure façon que l’on a de s’organiser? Quels sont les signes d’une organisation qui nous fait défaut? Et enfin, quels stratégies et instruments d’organisation sont à notre disposition?

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UN WILLPOWER LIMITE

       Notre willpower (ou encore notre détermination, notre volonté), est limitée. Flower Newhouse, une professeure américaine née dans les années 1990 avait dit “Le manque de détermination a causé plus d’échecs que le manque d’intelligence ou de capacités”. Qu’est-ce qui fait que certaines personnes possèdent plus de détermination que d’autres qui n’en n’ont presque pas? Est-ce dû à une prédisposition génétique? Est-ce quelque chose qui peut s’acquérir au fil du temps? Et surtout, peut-on entretenir notre détermination?

       Autant de questions sur lesquels de nombreux experts ont passé leur vie à en écrire des livres. Des experts comme Kelly McConigal, avec son livre The Willpower Instinct. Une chose importante à retenir aujourd’hui: notre détermination est limitée, et doit être ménagée. Tout comme nos muscles, notre détermination est affectée par tous les éléments qui surviennent durant le cours de notre journée, et s’épuise, se fatigue. Ainsi, dans une vidéo résumée du Youtuber Fight Mediocrity, on nous explique les trois étapes essentielles pour ne pas épuiser son willpower: en pôles positions, une quantité suffisante de sommeil et la méditation. Mais surtout à la fin, une bonne organisation de ces journées. Une priorisation essentielle des tâches pour ne pas épuiser son willpower. Par exemple, ne pas commencer la journée par trier ses mails: ceci épuise considérablement notre détermination journalière, et nous aurons fini par mettre toute notre énergie dans une tâche parfaitement énergivore et inutile d’un point de vue des priorités de l’entreprise.

       Il est donc essentiel de s’organiser du mieux possible, notamment pour garder toute notre énergie, volonté et détermination pour des tâches qui en valent la peine. Vous pensez déjà être assez bien organisé, mais l’êtes-vous vraiment?

LES SIGNES D’UNE MAUVAISE ORGANISATION

        La première étape d’une bonne organisation est de se rendre compte que l’on n’est pas forcément aussi bien organisé qu’on le pensait. Mais comment s’en rendre compte? C’est simple, si vous êtes concernés par les symptômes ci-dessous, c’est que la rentrée sera synonyme pour vous d’habitudes à changer.

Oublis

Rendez-vous manqués, consignes, critères d’évaluation et échéances oubliés. Vous ne faites pas forcément de liens diverses instructions données à des moments différents, que ce soit par écrit ou verbalement. Vous posez plusieurs fois les mêmes questions à intervalles de temps différents.

Pertes, difficultés, ou lenteurs à retrouver des documents

Vous ne savez plus où se trouvent des informations comme des consignes ou la date de remise de travaux. Vous vous retrouvez obligé de fouiller chacun des dossiers pour retrouver les documents auxquels on fait référence.

Confusion

Vous avez l’impression d’être perdu dans vos documents, de ne plus savoir ce qui est prioritaire, ou d’être envahi par une profusion de données à traiter.

Sentiment de manque de temps

Vous avez l’impression d’être débordé, compressé, que tout arrive en même temps, qu’on ne pourra pas tout faire. Cette impression va souvent de pair avec un sentiment de stress et la provocation d’un état de panique.

Chevauchements, engorgements, embouteillages

Toutes les échéances semblent s’être données rendez-vous la même semaine: réunions quelconques, dossier client à terminer, travaux à remettre, etc. Les conséquences sont souvent des retards, des tâches mal réalisées, et des solutions expéditives.

LES STRATÉGIES D’ORGANISATION

       Il n’existe malheureusement pas de méthode universelle d’organisation, de planification ou de gestion. Il existe en effet une très grande diversité de situations, de buts, d’objectifs, de méthodes ou de moyens. Cependant, une bonne organisation, une bonne planification ou une bonne gestion reposent tous sur des principes communs simples.

Accorder le temps nécessaire à la planification

Quand on se sent pressé par le temps, on a tendance à faire des économies de temps. Le stress nous pousse naturellement vers le passage à l’action immédiate, provoquant l’effet contraire: au lieu de gagner du temps, on en perd beaucoup, avec les conséquences que l’on connaît tous sur le plan psychologique (anxiété, panique, stress, etc.).

Préciser ses buts immédiats et à long-terme

Savoir précisément où l’on veut aller, quels objectifs on veut atteindre. Plus la cible est précise, plus il est facile de prévoir l’organisation la plus fonctionnelle. En cas de conflits d’horaire, on sait d’avance quel objectif passera en premier, lequel en second, lequel sera laissé pour compte.

Avoir une vue d’ensemble

Une bonne planification doit permettre d’avoir à la fois une vue d’ensemble du projet (au détriment du détail) et une vue détaillée de chaque étape ou composante du projet (au détriment de la vue d’ensemble). Elle permet de voir venir les problèmes potentiels longtemps à l’avance et d’y réagir en temps et en heure.

Prévoir l’imprévisible

Les imprévus représentent la cause majeure des perturbations d’horaires et de plans de travail. Certaines tâches prennent plus de temps que prévu, les disponibilités sont réduites, etc. Il est donc prudent de ne pas planifier trop serré et de se laisser une marge de manoeuvre, de faire preuve d’un grand réalisme dans l’estimation des durées et de ses capacités de travail, de prévoir du temps pour la recherche des informations manquantes, et de prévoir des changements éventuels de buts ou objectifs.

Tenir compte de ses capacités réelles

L’esprit humain travaille mieux sous certaines conditions favorables, et devient particulièrement inefficient avec la fatigue et le stress prolongés. Il faut donc ajuster sa planification à sa gestion de ses motivations (goûts, disponibilités), et à ses capacités de concentration (lieux, moments, ambiances).

Garder une trace

Il faut être en mesure de savoir où on en est à tout moment. Il est souhaitable également de savoir exactement ce qu’on a fait de son temps (auto-évaluation du cheminement, justification de son emploi du temps, développement d’une expertise) pour mieux s’organiser à l’avenir !

LES INSTRUMENTS D’ORGANISATION

       Les stratégies d’organisation, de planification et de gestion du temps se matérialisent dans un certain nombre d’instruments d’organisation, de planification et de gestion.

L’ordinateur

Il est -comme l’indique son nom- un véritable instrument d’organisation. Il possède un système de classement par ensembles et sous-ensembles (dossiers, fichiers) qui facilite énormément l’accès aux informations et à leur manipulation.

Les fichiers, dossiers, ou classeurs 

On peut facilement reproduire la fonction de l’ordinateur en se fabriquant un système de classement papier, à l’aide de feuilles classées dans des chemises, classées dans des dossiers, classés dans un classeur ou des boîtes. L’objectif étant de répartir les documents en fonction de leur utilité et usage !

L’échéancier synoptique

C’est une feuille de papier qui nous donne, en un seul coup d’oeil, le plan d’ensemble d’un projet. Cet outil a pour intérêt d’assurer une vision panoramique à long terme. Son élaboration permet de voir venir de loin, d’anticiper les problèmes d’engorgement, de prévoir les marges de manoeuvre, d’étaler l’effort, de définir les vraies urgences et de placer les différentes activités aux moments les plus propices. il est préférable de ne pas surcharger ce document!

Le calendrier

Annuel ou mensuel, le calendrier est essentiel à toute bonne organisation pour une coordination parfaite des activités.

L’agenda

Les horaires sont également des outils de planification à court terme. Ils précisent quand et combien de temps pour chaque activité. Ils peuvent devenir facilement un véritable carcan et un superbe moyen d’auto-culpabilisation. Quand on s’aperçoit qu’on ne les respecte pas, on les laisse tomber, et avec eux, malheureusement, toute idée de planification et de gestion.

Les listes

Les listes de tâches à faire sont un outil de gestion à court terme et à long terme. Elles peuvent être quotidiennes (dans le cas de nombreuses petites tâches), hebdomadaires (les tâches à faire dans la semaine, avec ou sans précision de journée), globale (liste des projets à réaliser au cours d’une session sans précision de date).

LES CONSEILS DE NOS EXPERTS

        Nos experts nous délivrent ici des conseils plus personnels pour mieux s’organiser au quotidien. Attention, ces conseils ne s’appliqueront pas à tout le monde puisque chacun reste différent:

Pas plus de cinq tâches importantes par jour

Notre cerveau est un gros disque dur. Plus vous l’encombrez de tâches, plus il traite les commandes avec lenteur. Se fixer un nombre maximum de tâches importantes à traiter par jour permet d’augmenter notre productivité.

Programmer seulement 60% de son temps

Vous le savez mieux que nous, chaque journée est faite de nombreux imprévus. Programmer 100% de son temps ne nous laissera pas la chance de gérer ces derniers, et augmentera notre anxiété.

Finir chaque tâche avant de passer à une autre, dans la mesure du possible. Cela permet d’avancer pas à pas et de donner un sentiment d’accomplissement et de satisfaction personnelle.

Réduire les interruptions: en 2009, Basex, une firme de consultants en technologie, estimait que chaque employé de bureau américain perdait en moyenne 2,1 heures de travail chaque semaine en distractions de toutes sortes. La solution? On prévoit des moments où on ferme notre porte et où on ne répond ni aux courriels ni au téléphone

Faites de la technique votre allié : Abraham Lincoln a dit “Si on me donnait six heures pour abattre un arbre, je passerais la première heure à affûter la hache”. Entourez-vous des meilleurs outils pour travailler avec efficacité.

Prenez soin de vous : n’oubliez jamais de prendre du temps pour vous, on ne le répètera jamais assez. Prenez un moment par exemple, pour pratiquer la cohérence cardiaque. Et récompensez-vous! Pour vos réalisations et vous réussites, ou même juste pour vos efforts.

       Alors, avant de lire cet article, étiez-vous réellement correctement organisé? Vous avez appris des nouvelles choses en nous lisant? Vous serez très certainement intéressés par nos diverses activités de coaching de gestion qui vous permettront d’être mieux équiper pour travailler en équipe -et non pas en groupe- et être mieux organisés au quotidien.

       A très vite pour notre prochain et dernier article de la rentrée, autour de la théorie du leadership !